Google Docs on palvelu, jossa voi luoda, muokata ja jakaa asiakirjoja. Se on WWW-selaimessa toimiva vastine perinteisille toimisto-ohjelmistoille. Sillä voi siis luoda tekstidokumentteja, laskentataulukoita, esityksiä ja kyselylomakkeita. Palvelun avulla asiakirjoihin pääsee käsiksi mistä tahansa, jos käytössä vain on internet-yhteys. Se mahdollistaa myös asiakirjojen jakamisen ja yhteisen työstämisen ilman sähköpostin liitetiedostojen aiheuttamaa postitulvaa.
Asiakirjan luominen
Palvelussa on mahdollista luoda asiakirjoja kahdella tavalla:
a) luomalla kokonaan uusi asiakirja (vasemman sarakkeen yläosasta Create new) tai
b) tuomalla palveluun perinteisellä toimisto-ohjelmistolla luotu asiakirja (Upload)
Valmiin asiakirjan tuomisen yhteydessä Upload-painikkeen klikkaamisen jälkeen on mahdollisuus valita, muunnetaanko asiakirja Google Docs -palvelussa muokattavaan muotoon (Convert) vai ei. Jos asiakirjaa ei muunneta, sitä ei voi muokata verkossa. Muuntamisen yhteydessä jotkin asiakirjan asettelut ja toiminnot saattavat muuttua. Upload-painikkeen takaa löytyy myös tieto siitä, mitä tiedostotyyppejä palveluun voidaan ladata.
Asiakirjan muokkaaminen
Asiakirjan muokkaaminen Google Docs -palvelussa toimii pitkälti samaan tapaan kuin yleisimmissä toimisto-ohjelmistoissa. Kaikkia samoja työkaluja sovelluksesta ei löydy, esimerkiksi tekstidokumenteissa on käytössä rajallinen määrä tyylejä ja esityksiin ei voi juurikaan lisätä ylimääräisiä animointeja. Kaikki perustoiminnot ovat kuitenkin olemassa ja lisänä on mm. käännöstyökalu ja erilaisia Googlen omia työkaluja.
Yleisimmät pikakomennot, kuten lihavointi [Ctr + B] tai tulostus [Ctrl + B] toimivat myös.
Asiakirjan tallentaminen
Asiakirjojen tallentaminen Google Docsissa onnistuu tutun File | Save -komennon tai pikakomennon [Ctrl + S] avulla.
Palvelussa luotu tai muokattu asiakirja voidaan myös tallentaa takaisin kotikoneelle komennola File | Download, jolloin on myös mahdollista valita, missä muodossa asiakirjan tallentaa.
Asiakirjan jakaminen
Asiakirjan voi jakaa usealla eri tavalla.
Share-painikkeen takaa löytyvät vaihtoehdot ovat
- Invite People: Linkki asiakirjaan lähetetään sähköpostitse määrätyille henkilöille. Toisia voi kutsua joko katsomaan tai muokkaamaan asiakirjaa.
- Get the link to share: Annetun hyperlinkin voi kopioida ja liittää esimerkiksi verkkosivulle, sähköpostin liitteeksi jne. Tällöin kuka tahansa pääsee tuon linkin avulla tarkastelemaan asiakirjaa. Asiakirjan voi samalla myös avata kaikkien muokattavaksi.
- E-mail as attachment: Asiakirjan voi lähettää liitetiedostona.
- Publish as web page: Asiakirjan voi julkaista verkkosivuna, jolloin se muunnetaan html-muotoon. Asiakirjaa voivat tällöin tarkastella myös ne, joilla ei ole Google-tiliä.
- Publish / embed (esityksissä): Annetun koodin avulla esityksen voi upottaa toiselle verkkosivulle, jolloin se on katseltavissa siellä. HUOM! Tämä toiminto on tarjolla vain esitykseen (Presentation).
