Yhteensopivan raportin kirjoittaminen

Teknisiä ohjeita tekstin ja kuvien tekemiseen raporttia varten

Tämän oppaan tarkoituksena on kertoa lyhyesti kuinka raportti kirjoitetaan niin, että sen sisältö on ongelmitta siirrettävissä mm:

  • nettiin
  • diaesitykseksi
  • eri käyttöjärjestelmien välillä (esim. Win <-> Mac)

Otetaan alkuun yksi esimerkiksi: Saan jatkuvasti Word-dokumentteja, jotka on lisättävä verkkoon. Yleensä joudun ensimmäiseksi käyttämään aikaa dokumenttien muotoilujen poistamiseen. Aivan oikein, muotoilujen poistamiseen. Joskus nimittäin kirjoittaja päättää sijoittaa otsikkonsa sivun keskelle painamalla rivinvaihtoa oikein monta monta kertaa - kunnes otsikko on sivun keskellä. Kun teksti siirretään verkkoon, selain lukee kaikki ylimääräiset rivinvaihdot ja jättää valtavan valkoisen tyhjän tilan tekstin yläpuolelle.

Tekstin muokkaaminen raporttia varten

Tekstissä tärkeintä on sisältö, ei ulkonäkö. Esimerkkinä tekstieditorista käytän Microsoftin Wordia, mutta periaatteet pätevät kaikkiin tekstinkäsittelyohjelmiin.

Yhteensopivuuden takaamiseksi raportissa pidetään aina erillään

  • Tekstin sisältö
  • Tekstin ulkoasu
  • Kuvat

Alla vinkkejä kuinka tämä tehdään.

Mitä Word ei ole

Word ei ole taitto-ohjelma. Mikään tekstinkäsittelyohjelma ei ole taitto-ohjelma. Taitto-ohjelmia ovat mm.:

Taitto-ohjelmalla taitetaan sivuja kirjoihin, lehtiin ja mainoksiin. Sillä koostetaan kuvista ja teksteistä kokonaisuus (sivu), johon määritellään värit ja fontit. Koska Word ei ole taitto-ohjelma, se ei myöskään suoriudu taitto-ohjelmien tehtävistä. Siksi Wordissa ei kannata tehdä

  • tekstin monimutkaisia muotoiluja
  • kuvien lisäyksiä
  • piirroksia
  • kansilehtien suunnittelua yms.

Kaikki edellä mainitut on toki mahdollista tehdä Wordissa, mutta yleensä niillä kerjää ikävyyksiä.

En omista / halua omistaa taitto-ohjelmaa

Eikä sinun tarvitse. Mutta muista, että Word ei ole vaihtoehto taitto-ohjelman korvaajaksi. Sillä voi tehdä yksinkertaisia taittoja, mutta odotukset kannattaa pitää alhaisina. Aikaa voi kulua ja lopputulos on silti jotain muuta kuin haluttiin. Paras ohje on pitää muotoilu yksinkertaisena ja tehdä aina sisällön muotoilu viimeiseksi!

Mitä Word on

Wordissa luodaan ja määritellään sisältö. Määrittely tarkoittaa kappaleiden tyylien asettamista.

Kappale on pätkä tekstiä, joka erotetaan toisesta kappaleesta rivinvaihdolla (Enter). Kappaleiden väliin ei lisätä tilaa lisäämällä ylimääräisiä rivinvaihtoja (kappaleiden väliin lisätään tilaa muokkaamalla kappaleen tyyliä). Otsikko on myös kappale.

Näin toimitaan, jotta ohjelmat osaisivat lukea toisessa ohjelmassa tuotettua tekstiä. Se, miltä teksti näyttää kussakin ohjelmassa, riippuu ohjelman tekstityylien asetuksista. 

Mitä tyylejä kannattaa määritellä?

Tyylejä on kahdenlaisia: Kappaletyyli (paragraph style) koskee koko kappaletta, kun taas merkkityyli (character style) koskee vain valittua määrää merkkejä. Usein pärjää kolmella kappaletyylillä ja kahdella merkkityylillä

Kappaletyylit

  • Ensimmäisen tason otsikko (Heading 1)
  • Toisen tason otsikko (Heading 2)
  • Normaali kappale (Normal paragraph)

Merkkityylit

  • Lihavoitu (Bold)
  • Kursivoitu (Italic)

Listat (numeroimattomat ja numeroidut) voi määritellä Wordissa, mutta esim. kun lista kopioidaan verkkoon, muotoilu voi muuttua.

Mitä järkeä tyyleissä on? Tekstin kirjoittajan ei kirjoitusvaiheessa tarvitse ottaa kantaa, miltä teksti näyttää. Hän voi keskittyä sisältöön. Vasta lopuksi voidaan määritellä, miltä ulkoasu näyttää. Koska kaikille kappaleille on määritelty tyyli, voidaan koko tekstin ulkoasua vaihtaa nopeasti ja helposti.

Tyylin luonti ja muokkaus Wordissa

Wordissa valitaan Muokkaa (Format)  – Tyylit ja ulkoasut (Styles and formatting). Avautuvassa paneelissa voi muokata olemassa olevaa tyyliä tai luoda uuden oman tyylin (kuva 1).

Tyylit-animaatio

Kuva 1. Tyylien määritteleminen ja muokkaaminen Wordissa.

Turvallisia muotoiluja

On turvallista määritellä ainakin tason 1 ja 2 otsikot sekä normaali kappale. Lisäksi tekstiin voi lisätä lihavoituja tai kursivoituja sanoja. Turvallisia fonttja ovat mm. Arial, Helvetica, Impact, Lucida Sans Unicode, Times New Roman, Trebuchet MS.

Kuvien luominen raporttiin

Taas, Word ei ole piirto-ohjelma saati kuvankäsittelyohjelma. Siksi piirrokset ja kuvankäsittely kannattaa tehdä omilla siihen tarkoitukseen kehitetyillä ohjelmilla. Kuvien kanssa peuhatessa auttaa, jos ymmärtää, että on olemassa kahdenlaisia kuvia:

  • Vektorigrafiikkaa
  • Bittikarttoja (esim. jpg, gif, png ja tiff päätteiset kuvat)

Vektorigrafiikassa kuva esitetään matemaattisina funktioina. Käyttäjä voi olla välittämättä tästä, mutta sen seurauksen ymmärtäminen auttaa. Koska kuva esitetään funktioina, sitä voidaan suurentaa loputtomasti laadun kärsimättä. Vektorigrafiikkaa tehtäessä ei tarvitse olla minkäänlaista tietoa, kuinka suuressa koossa kuva tullaan lopulta esittämään.

Bittikartassa on äärellinen määrä kuva-alkioita eli pikseleitä. Esim. kaikki valokuvat ovat bittikarttoja. Koska kuvassa on vain äärellinen määrä pikseleitä, kuvaa ei tietenkään voi suurentaa loputtomasta.

Miksi piittaisin?

Voit luultavasti elää elämäsi onnellisena loppuun saakka piittaamatta koskaan vektorigrafiikasta. Jos kuitenkin haluat tietää kuinka esim. Excelin kuvaajista saa laadukasta vektorigrafiikkaa, jatka lukemista.

Ovatko PDF kuvat vektorigrafiikka vai bittikarttoja?

Kumpaa vain. PDF ei ole kuvaformaatti, mutta siihen voidaan sisällyttää kuvia, sekä bittikarttoja että vektorigrafiikkaa. Bittikarttojen esittämiseen se ei ole kovin hyvä vaihtoehto, mutta monelle paras tapa tallentaa vektorigrafiikkaa.

Kuinka tallennan kuvaajat Excelissä?

Excelin kuvaajat voi tulostaa laadukkaana vektorigrafiikkana valitsemalla tulosta ja tulostimeksi jonkin PDF konvertterin. Lue tarkempi ohje Excelin kuvaajien tulostamisesta.

Kumman valitsen: bittikartta vs. vektorigrafiikka?

Käytä bittikarttaa, kun kyseessä on valokuva tai olet lisäämässä kuvaa nettiin.

Vektorigrafiikka kannatta valita aina jos piirrät kuvia itse. Näin ei koskaan voi tulla tilannetta, jossa kuvan tarkkuus ei riitä. Voit helposti muuntaa vektorigrafiikkaa bittikartoiksi, mutta et toisin päin.

Suositeltavia tallennusmuotoja ovat:

  • Bittikartta: JPG – valokuvat
  • Bittikartta: PNG – piirrokset
  • Vektorigrafiikka: PDF

Ohjelmistot

Vektorigrafiikkaohjelmat ovat yleensä ihmisille tuntemattomampia, mutta se ei ole syy niiden vieroksumiseen. Vektorigrafiikka on monessa tapauksessa ylivoimainen vaihtoehto bittikartaan verrattuna. Vektorigrafiikkaan voi tutustua esim. yliopiston koneilta löytyvä Inscape-ohjelman avulla. Inkscape on monipuolinen ja vakaa, vaikka onkin ilmaisohjelma. Lisäksi siihen löytyy hyvät ohjeet.

Alla lista löytyvät yliopiston koneilta löytyistä ilmaisohjelmista:

  • IrfanView (kevyt bittikarttaohjelma, perustoimet kuten kuvan koon muuttaminen)
  • Gimp (monipuolinen bittikarttaohjelma, verrattavissa Photoshopiin)
  • Inkscape (erittäin toimiva vektorigrafiikkaohjelma, hyvät ohjeet, suositeltava)

Linkkejä